Главбух мысли вслух. Фея-ключница

Как вы думаете, сколько дверей есть в огромном отеле? Сотни, на самом деле.

‍

📍 2001 год. Hyatt Regency Bishkek. Отель закончили реконструировать, и, как это часто бывает, строители, не зная куда деть, приносят в финансовый отдел огромную коробку, в которой хранятся сотни ключей от всех дверей.

Да, для гостевых комнат уже были прокси-карты и «пикалки», но для всех служебных помещений были предусмотрены отдельные замки. Всё это было одной фирмы. Существовал ещё так называемый мастер-ключ, который открывал все двери. Но принцип был такой, что каждое ответственное лицо должно было иметь свой ключ. Плюс существовали запасные ключи для разных непредвиденных ситуаций.

Мы в бухгалтерии (я на тот момент была главным кассиром ) сразу не поняли всех масштабов катастрофы. А произошло следующее: буквально со следующего дня к нам стали приходить то кто-то с отдела по уборке, то с кухни, то инженеры — и мы начинали в этой горе ключей искать нужный ключ. Это была просто реальная ужасная история 😅. Мы тратили на это кучу времени и нервов, естественно.

А так как я была счастливая обладательница кабинета (я — главный кассир, у меня касса, всё закрывается), то всё это оказалось на моей ответственности. Буквально через неделю я поняла, что с этим надо что-то делать.

‍

И я стала думать 🤔. В итоге организовала процесс архивации и выдачи ключей:

— всё было пронумеровано;

— разложено по коробочкам;

— в системе можно было в программе найти, в какой коробочке лежит тот или иной ключ, кому он выдавался, когда, какие дубликаты.

‍

Таким образом, очень быстро можно было найти абсолютно любой ключ — буквально за три минуты .

Позже эту же систему я перенесла уже на хранение бухгалтерских документов. Ведь что такое архив — электронный или бумажный, неважно. Если вы можете найти любой документ в течение пяти минут (для бухгалтерских — может чуть дольше) — значит у вас есть архив. Если нет — это просто куча какой-то макулатуры и набор разрозненных файликов.

Поэтому для бухгалтерии архив — это мастхэв ✅.

‍

#axisa #ось #гбмысли

‍